POS e pagamenti elettronici: ecco le nuove regole in vigore da gennaio 2026

Dal 1° gennaio 2026 entreranno in vigore le nuove regole sui pagamenti elettronici e sull’utilizzo dei registratori di cassa, introdotte dall’Agenzia delle Entrate con il Provvedimento Prot. n. 424470 del 31 ottobre 2025. Si tratta di un aggiornamento normativo che segna un passo decisivo verso la completa digitalizzazione dei processi di pagamento e di trasmissione dei dati fiscali. L’obiettivo principale delle nuove disposizioni è il seguente: aumentare la tracciabilità delle transazioni commerciali, semplificare la gestione amministrativa delle imprese e contrastare in modo più efficace l’evasione fiscale.

Nuove regole sul POS: le novità

La novità più importante riguarda l’obbligo di connessione tra i registratori di cassa e gli strumenti di pagamento elettronico. Ogni punto vendita dovrà garantire quanto segue: il proprio registratore dovrà essere collegato ai terminali POS, entrambi come quelli di Nexi, attraverso modalità esclusivamente digitali. Questo significa che non sarà più possibile utilizzare sistemi non integrati o basati su procedure manuali per la registrazione dei pagamenti. Il collegamento dovrà essere diretto, sicuro e certificato, così da permettere la trasmissione automatica e immediata dei dati di ogni transazione all’Agenzia delle Entrate.

Il provvedimento stabilisce inoltre che, a partire da marzo 2026, verrà resa disponibile la piattaforma ufficiale che permetterà di realizzare la connessione tra i sistemi di pagamento e i registratori di cassa. Gli esercenti avranno 45 giorni di tempo per adeguarsi al nuovo sistema digitale, con tempistiche più ridotte per chi utilizza dispositivi già in funzione al 1° gennaio 2026. Questa fase di transizione è stata adottata per consentire alle imprese di aggiornare i propri apparati tecnologici, così da garantire la piena compatibilità con le nuove specifiche tecniche richieste.

Un altro elemento fondamentale del provvedimento riguarda l’identificazione dei dispositivi utilizzati. Ogni registratore di cassa dovrà essere associato ai dati identificativi dello strumento di pagamento elettronico con il quale risulta collegato. Così facendo, ogni transazione risulterà univocamente riconducibile al punto vendita e al dispositivo utilizzato. È inoltre previsto l’obbligo di indicare l’indirizzo dell’unità locale dell’attività commerciale, così da permettere un controllo più preciso e puntuale delle operazioni effettuate in ciascun esercizio.

Le altre informazioni da conoscere

Dal punto di vista operativo, i pagamenti dovranno essere memorizzati in tempo reale e trasmessi quotidianamente all’Agenzia delle Entrate. Ciò significa che ogni incasso, indipendentemente dall’importo, verrà immediatamente registrato e comunicato attraverso i canali telematici previsti. Questo sistema consentirà all’amministrazione finanziaria di disporre di dati aggiornati e verificabili, riducendo il rischio di omissioni o irregolarità nelle dichiarazioni fiscali. La trasmissione automatica eliminerà inoltre la necessità degli invii periodici manuali, riducendo gli adempimenti burocratici e semplificando il lavoro degli esercenti.

Il trattamento dei dati generati da questo nuovo sistema sarà soggetto alle norme europee sulla protezione dei dati personali, in particolare al Regolamento UE 2016/679. L’Agenzia delle Entrate sarà responsabile della gestione, della conservazione e della sicurezza delle informazioni trasmesse, garantendo che i dati relativi ai pagamenti non vengano utilizzati per finalità diverse da quelle fiscali. La protezione dei dati sensibili e delle informazioni commerciali è stata indicata come una priorità durante la stesura del provvedimento, al fine di assicurare un equilibrio tra trasparenza fiscale e tutela della privacy.