Avis Savona, come funziona la segreteria: dalla supervisione dei volontari al garantire il rispetto del sistema di qualità

Savona. “Pillole di Avis”: con questo lavoro l’Avis Comunale Savona ha realizzato una serie di articoli che hanno l’obiettivo di illustrare cosa fa l’associazione e come si articolano al suo interno tutte le tematiche principali.

Per due mesi, ogni domenica, IVG ospiterà una puntata alla scoperta di questa importante realtà cittadina.

In questo ottavo lavoro si vuole illustrare quel lavoro di sottofondo che la segreteria sviluppa e che spesso non viene considerato. Buona lettura!

8 – La Segreteria

Questa semplice parola indica il punto centrale dell’associazione. In essa passano tutte le attività dell’ente. In una associazione come l’Avis Comunale occorre saper gestire la donazione, la burocrazia e il rispetto del sistema di qualità. Ebbene sì, l’associazione ha un sistema di qualità che descrive e mette nero su bianco come, quando e dove volontari, medici e infermieri si devono comportare. Ogni elemento ha la sua funzione ben indicata nel rispetto delle norme sanitarie e legali.

Nell’ambito del mondo della donazione abbiamo il ricevimento del donatore, la visita medica, il prelievo e il ristoro. Tutto deve essere pronto per la donazione e la segreteria coordina e supervisiona i volontari.

Per quanto riguarda la sede, occorre che permessi e documenti siano sempre in ordine, e qui interviene la segreteria per la conservazione e il controllo delle scadenze amministrative.

Nel sistema di qualità la segreteria gestisce una grande mole di documentazione per dimostrare l’attività di controllo continua su ogni aspetto: strumentazioni, poltrone, carrello d’emergenza, pulizia dei locali e altro.

La divulgazione nelle scuole è un altro compito importante: ogni scuola, dalle elementari all’università, ha un referente con cui la segreteria si coordina. Ogni anno si organizzano oltre venti incontri, che richiedono un medico, più volontari e materiale informativo.

Nulla è lasciato al caso: per ogni attività interna o esterna all’associazione serve personale preparato capace di gestire rapporti complessi. La segreteria si relaziona con tutti con cordialità e rispetto, anche quando incontra i cosiddetti “muri di gomma”. Spesso è chiamata a dare risposte difficili al nostro esecutivo, ma la competenza e la capacità della segreteria danno lustro all’associazione.

Autore: Giovanni Donzellini